Er wordt vaak gezegd dat bestuurders graag projecten doen waar ze later aan herinnerd worden. Dit zal zeker regelmatig het geval zijn. Wat is er mooier dan voor de gemeenschap iets te realiseren of een verbetering in een wijk/dorp uit te voeren. Als alles volgens afspraak wordt uitgevoerd is dit ook zo, maar wanneer er tegenslagen zijn kan het zomaar een nachtmerrie worden.

De bergbezinkleiding Methen was achteraf gezien zo’n project. In april 2009 werd  € 6.7 miljoen krediet aangevraagd om het laatste project van het rioleringsplan tot 2012 uit te voeren. Bestek leek degelijk, voorgaande werken waren deels met een overschot afgerond en dus werd de post onvoorzien naar 3% teruggebracht.

Om de verzakkingrisico’s zoveel mogelijk te beperken werd gekozen voor het boren van een 1.7 km rioolbuis op een diepte van 10 meter met een diameter van bijna 1 meter 80. Niet bijzonder in Nederland maar wel in Zevenaar. Ondanks een risicoanalyse van het werk blijft graven en boren in de grond altijd een risicovolle gebeurtenis, je kunt tenslotte niet alles bekijken.

Om een project tot een goed einde te brengen is van belang dat de tijdsplanning, financiële controle en technisch toezicht goed in beeld zijn. Deze taken waren ondergebracht bij een externe directievoering en een ambtelijk projectleider.

Bij het begin, of eigenlijk al voor de start van het project, is opdracht gegeven voor aanvullend bodemonderzoek dat ruim € 80.000 heeft gekost. Dit is bijna de helft van de post onvoorzien in het krediet. In hoeverre aanvullende maatregelen aan de orde zijn is niet aan mij om te beoordelen maar de financiële gevolgen moeten natuurlijk minimaal maandelijks aan mij worden gerapporteerd.

Lopende het project werd wel duidelijk dat de tijdsplanning niet gehaald zou worden. Dit heeft niet direct een financiële consequentie maar veroorzaakt wel langer overlast. 

Tijdens de uitvoering krijgt men altijd te maken met onvoorziene omstandigheden. Als voorbeeld werd er door omwonenden geklaagd over trillingen in de woningen en zijn meer woning van binnen en buiten op foto gezet. Op zich een goede benadering, enkel de opdracht kost geld en had direct gemeld moeten worden. Zo zijn er meer voorbeelden te noemen zoals het verleggen van kabels en leidingen, begaanbaar maken werkterrein, oppompen grondwater. Allemaal posten die niet waren voorzien maar technisch wel noodzakelijk om direct op in te spelen. 

Bij een correcte financiële administratie wordt maandelijks vastgelegd wat onder het krediet hoort en welke opdrachten extra zijn. Hiermee is continu in beeld wanneer de post onvoorzien wordt overschreden en ik terug naar de raad moet om de overschrijding te verantwoorden en een aanvullend krediet te vragen. Dit is bij de Bergbezinkleiding niet goed gebeurd. Op het moment dat 90 % van het werk was afgerond en 100 % van het beschikbare geld op was zijn binnen de organisatie de alarmbellen gaan rinkelen. In vakjargon spreekt men van een goede verplichtingen administratie, het woord zegt het al. Bij de bouw van de parkeergarage is dit wel correct gebeurd.

Wat hebben we hier nu van geleerd? Vertrouwen hebben in de projectleiding is goed maar controle is beter. In de organisatie is nu vastgelegd dat alle werken/projecten boven de € 250.000 werken met een verplichtingen administratie en dit met een vaste regelmaat terugkoppelen aan de verantwoordelijk bestuurder.

Dit biedt geen garantie dat er nooit aanvullend krediet nodig is maar bestuurder en raad worden tijdig geïnformeerd over de stand van zaken. Bij de bergbezinkleiding werd ik wel op de hoogte gehouden over vertraging of problemen met het wegdek maar, ondanks vraagstelling, niet geïnformeerd over financiële consequenties.

Met deze maatregelen ga ik er van uit dat het nachtmerrie scenario van de Bergbezinkleiding in de Methen mij niet nogmaals zal overkomen.

Met vriendelijke groet,

Gerard Nijland