Tussenevaluatie HLTsamen
Sinds 1 januari 2017 hebben de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen een samenwerkingsverband in de vorm van de ambtelijke fusieorganisatie HLTsamen. Deze samenwerking heeft een verbeterde uitvoering van de door gemeenten opgedragen taken als doel. De ambtelijke werkorganisatie functioneert hierbij voor drie afzonderlijke gemeenten. De doelstellingen gericht op kostenbeheersing, kwaliteit, kwetsbaarheid en strategische positieverbetering staan centraal bij het functioneren van HLTsamen. De Tussenevaluatie is uitgevoerd door bureau Berenschot en er werd teruggekeken om zicht te krijgen op de (mate van realisatie van de) doelstellingen: kostenbeheersing en -vermindering, kwaliteit van dienstverlening, kwetsbaarheid op (cruciale) functies en de strategische positieverbetering van de gemeenten.
Al eerder in het jaar was de onderzoeksopdracht aan de Raad aangeboden en het CDA heeft toen kritiek geleverd op het feit dat de gemeenteraad geen invloed kon uitoefenen op de onderzoeksopdracht. Het college vond dat een bevoegdheid van de directie van HLTsamen en niet van de Raad. Wij hebben toen gezegd dat de tussenevaluatie en de eindevaluatie van groot belang zijn voor de vraag die op een later moment aan de orde komt, namelijk of moet worden doorgegaan met de ambtelijke fusie. En om daar over te oordelen is een bevoegdheid van de Raad en dan is het merkwaardig dat de Raad geen invloed kan uitoefenen op de onderzoeksopdracht van een tussenevaluatie. Nu is het toch weer de slager die zijn eigen vlees keurt.
Dat straalt ook door in het beeld van tevredenheid dat het college naar buiten toe schetst over de resultaten van de Tussenevaluatie. We zijn tevreden met dat wat staat, maar we zien ook wat er allemaal nog moet gebeuren. Die tevredenheid wekt de indruk dat de wens toch de vader van de gedachte is, je gelooft iets omdat je wilt dat het zo is. Na het lezen van de Tussenevaluatie - en dan weer in combinatie met de omgevingsanalyse - bekroop het CDA echter toch wel een ietwat ander gevoel. De ‘mankementen’ (om ze zo maar eens te noemen) die in de Omgevingsanalyse worden genoemd, kom je in de Tussenevaluatie niet openlijk tegen. Maar je kunt ze wel verscholen vinden in bepaalde opmerkingen van Berenschot en daaruit afleiden:
- de bedrijfsvoering vertoont mankementen (geen effectief personeelsbeleid);
- een flink deel van de potentiele productiviteitswinst wordt door de ambtelijke samenvoeging niet benut;
- et doel ten aanzien van kwaliteit (verbeterde dienstverlening extern) is niet gerealiseerd;
- Er is sprake van kwetsbaarheid bij bepaalde functies (het team Financiën en de bredere financiële functie, de afdeling strategie);
- het ontbreekt aan een integrale visie en ambitie voor de eigen gemeenten, met name in de positionering in de regio;veel opmerkingen over de rollen en het functioneren van college, gemeentesecretarissen en de ambtelijke organisatie in hun onderlinge relaties;
- de wens van versterking van kwaliteit van het management;
- een krappe formatie, een hoge werkdruk en een hoog ziekteverzuim.
De CDA-fractie heeft n.a.v. de evaluatie gezegd iets minder tevreden te zijn dan het college over de resultaten van de Tussenevaluatie. En kijkend naar de aanbevelingen: behoud en versterk de monitor, werk aan een duidelijke en integrale sturing, meer duidelijkheid is gewenst in de rolverdeling tussen teammanagers, domeinmanagers en directieleden en geef aandacht aan de ontwikkeling van medewerkers en managers.