CDA wil ophel­de­ring over gro­te beta­lings­ach­ter­stan­den: wet­hou­der moge­lijk te laat geïn­for­meerd

De intranet berichten die we hebben gelezen schetsen een verontrustend beeld. "Het lijkt erop dat cruciale informatie over de problemen met AFIS al veel eerder bekend was binnen de organisatie dan wat de wethouder tot nu toe heeft aangegeven.", aldus Rogier Havelaar. Ter voorbereiding op het actualiteitendebat op 27 februari stellen we samen met PvdD, VOLT, VVD, DENK, PvdA, GROENLINKS en D66 schriftelijke vragen aan het college over de situatie en de rol van de wethouder hierin.

Reactie fractievoorzitter Rogier Havelaar:

"Het is belangrijk dat de gemeenteraad hier als één front optreedt. Het gaat niet om coalitie of oppositie, maar om onze gezamenlijke controlerende taak namens alle Amsterdammers. Alleen met gedegen controle kun je zorgen voor goed bestuur van onze stad. De intranet berichten die we hebben gelezen schetsen een verontrustend beeld. Het lijkt erop dat belangrijke informatie over de problemen met AFIS al veel eerder bekend was binnen de organisatie dan wat de wethouder tot nu toe heeft aangegeven. We maken ons ernstige zorgen over twee aspecten: wordt de wethouder wel volledig en tijdig geïnformeerd door de ambtelijke organisatie? En stelt de wethouder zelf wel de juiste kritische vragen wanneer zij signalen krijgt dat er problemen zijn? Het gaat hier niet om een klein administratief probleem. We hebben het over 27.000 openstaande facturen ter waarde van 200 miljoen euro. Dat zijn duizenden ondernemers, zorgverleners en andere leveranciers die al weken wachten op hun geld. Dat is onacceptabel voor een gemeente als Amsterdam. Met deze set gedetailleerde vragen waaraan zowel coalitie als oppositie een bijdrage leverden, willen we precies uitzoeken hoe deze situatie heeft kunnen ontstaan. Was de wethouder voldoende betrokken? Heeft zij de juiste vragen gesteld? En waarom is de raad niet eerder en vollediger geïnformeerd? Vervolgens kunnen we hierover op 27 februari een debat met elkaar voeren. Deze vragen gaan verder dan alleen deze betalingsachterstanden. Het raakt aan het fundament voor een degelijke, betrouwbare en zorgvuldige overheid."

Wat is er aan de hand?

Sinds de livegang van AFIS op 6 januari 2025 stapelen de problemen zich op. De wethouder meldde op 23 januari nog dat de implementatie "goed was verlopen", maar een week later werd al een crisisteam opgericht. Ook is een spoedprocedure ingesteld om in uitzonderlijke gevallen facturen met de hand te betalen.

Waar gaan de vandaag gestelde schriftelijke vragen over?

1. Informatiepositie wethouder en raad: Wanneer was de wethouder op de hoogte van de problemen? Heeft zij de Raad wel juist ingelicht?

2. Oorzaak en sturing: Hoe is er grip gekomen op het probleem en wat was de rol van de wethouder hierin?

3. Technische implementatie: Hoe zag het implementatieplan van het nieuwe financiële systeem eruit? Was dit op orde?

4 .Afhandeling factuur betaling: ZIjn gedupeerden adequaat genoeg geholpen bij het betaald krijgen van hun facturen?

5. Financiële gevolgen: Hoeveel geld heeft de extra inhuur om het probleem op te lossen de gemeente gekost?

6. Toekomstperspectief: Worden gedupeerden gecompenseerd?

Lees hier onze schriftelijke vragen:

Onderwerp

Schriftelijke vragen van het lid Havelaar (CDA) Krom (Partij voor de Dieren) Garmy (Volt) Burgers (VVD) Koyuncu (Denk) Van Pijpen (GroenLinks) Asruf (PvdA) Schmidt (D66) inzake mislukte implementatie AFIS

Aan het college van burgemeester en wethouders

Toelichting:

De gemeente Amsterdam kampt met een ernstige achterstand in de betaling van facturen als gevolg van de implementatie van het nieuwe betalingssysteem AFIS. De vertragingen lopen op van zes tot acht weken. Dit heeft grote gevolgen voor onder andere freelancers, leveranciers en ondernemers die afhankelijk zijn van deze betalingen. De wethouder heeft de Raad meerdere malen geïnformeerd over de voortgang bij het aanpakken van deze achterstanden. Ook heeft zij technische vragen beantwoord. Naar aanleiding van deze updates en antwoorden hebben wij aanvullende vragen.

In overleg tussen raadslid Havelaar (CDA) en de wethouder financiën is op 11 februari afgesproken dat het College onderstaande vragen versneld zal beantwoorden, uiterlijk op 26 februari, zodat de Raad kennis kan nemen van de antwoorden ter voorbereiding op de commissieactualiteit in de commissie FKD op 27 februari 2025.

Deze vragen zijn tot stand gekomen op basis van input van verschillende partijen in de gemeenteraad, waarbij niet alle vragen de precieze mening van alle ondertekende partijen weergeven.

De vragen bestaan uit zes delen:

Vragen over de informatiepositie van de Wethouder en de Raad

Vragen over de oorzaak en de sturing

Vragen over het systeem

Vragen over de afhandeling van de factuurbetaling

Vragen over de (financiële) gevolgen

Vragen over de toekomst

Gezien het vorenstaande stelt ondergetekende, namens de fractie van < fractienaam >, op grond van artikel 84 van het Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies Amsterdam, de volgende schriftelijke vragen:

Deel I:

Vragen over de informatiepositie van de Wethouder en de Raad

Wanneer zijn de eerste meldingen van ondernemers binnengekomen over te late betalingen. Waarom is toen niet een alarmbel afgegaan?

Op 8 januari communiceerde de gemeente aan leveranciers voor het eerst over de vertraging:

‘Vanwege de overstap naar AFIS konden we facturen en betalingsherinneringen een periode niet in behandeling nemen. Wij doen er alles aan om de vertragingen in de afhandeling en betaling zoveel mogelijk te beperken.

In een Intranet bericht van 20 januari staat:

‘Deze week ontvangen directies de eerste rapportages over het gebruik van AFIS binnen hun directie.’

Ontving de wethouder dergelijke rapportages ook? Welke informatie werd daarin gedeeld? Kwamen de problemen in deze rapportages ook naar voren?

Op 21 januari wordt op intranet melding gemaakt van achterstanden:

Door de jaarafsluiting en de overstap naar AFIS konden facturen die na 5 december zijn binnengekomen tijdelijk niet worden verwerkt. Alle binnengekomen facturen staan inmiddels in AFIS en we doen er alles aan om deze zo snel mogelijk te verwerken. Helaas loopt de betaling van een deel van deze facturen vertraging op.

Daarom wordt op 21 januari ook een special spoedprocedure in het leven geroepen, die tot maart zal gelden en waarbij facturen uit AFIS gehaald worden en met de hand betaald worden:

Spoedprocedure: versnelde betaling

In uitzonderlijke gevallen kunnen tijdelijk versnelde betalingen uitgevoerd worden. De versnelde betaling wordt via een versnelde route buiten AFIS betaald en achteraf geregistreerd in AFIS. Deze tijdelijke werkwijze geldt tot 1 maart.

Werkwijze versnelde betaling

Een factuur komt alleen in aanmerking als het niet tijdig betalen leidt tot:

Direct juridische consequenties met financiële en/of reputatieschade voor de gemeente

Ernstige financiële problemen bij de ontvangende partij, die gezien de omvang van het te betalen bedrag niet redelijkerwijs door de ontvangende partij gedragen kunnen worden.

Een ernstige verstoring van de bedrijfscontinuïteit bij de gemeente, doordat de ontvangende partij de dienst of het goed niet levert.

Wettelijke verplichtingen, welke anders een boete of andere extra kosten opleveren. Voorbeeld Belastingdienst.  
 Versnelde betalingen zijn alleen voor facturen die voldoen aan een van bovenstaande criteria. Wees je ervan bewust dat dit proces extra tijd vraagt en hierdoor andere facturen meer vertraging oplopen.

Als je aanvraag niet voldoet aan de criteria, wordt deze afgewezen. We kunnen niet garanderen dat de factuur dezelfde dag betaald wordt in verband met het grote aantal aanvragen. Aanvragen worden op datum van binnenkomst behandeld, aanvragen die na 12:00 uur binnen komen worden de dag erna opgepakt.

Let op! Staat de factuur al in AFIS, dan wordt de factuur verwijderd uit AFIS voordat de versnelde betaling wordt uitgevoerd. De betaalde factuur wordt later opnieuw in AFIS geregistreerd. De factuur is dus tijdelijk niet zichtbaar in AFIS.

Is er een relatie tussen de rapportage die op 20 januari naar de directies gestuurd is en de beslissingen die op 21 januari genomen zijn?

In datzelfde intranetbericht van 20 januari staat:

‘Liveblog. De status van gemelde bevindingen wordt dagelijks bijgewerkt in een liveblog, toegankelijk voor iedereen.’

Hoe kan het dat de liveblog voor iedereen toegankelijk was en dat de wethouder in haar brief van 7 februari aangeeft pas sinds 1 februari op de hoogte te zijn van hoe ernstig de problemen zijn? Leest de wethouder Intranet niet, ook niet wanneer er een groot nieuw systeem live gaat en daar een speciaal live blog voor gemaakt is?

Is de wethouder voor 1 februari niet proactief door medewerkers geïnformeerd dat de problemen ernstig zijn?

Op 23 januari meldt de wethouder in de commissie FKD dat er bij de betaling van facturatie een achterstand was ontstaan die naar verwachting binnen zes weken opgelost zou zijn.

Ja bedankt, voorzitter. Ik heb een mededeling over AFIS, het nieuwe Amsterdams Financieel Inkoopsysteem dat op 6 januari jongstleden live is gegaan. Over het algemeen kan gesteld worden dat de livegang goed is verlopen en de meeste bevindingen die we hebben gehad zijn goed op te lossen en ook een korte oplossingstijd hebben. Bij de betaling van de facturen van leveranciers is wel een eh een achterstand ontstaan en we doen er alles aan om die achterstanden zo snel mogelijk in te lopen. We hebben extra personeel ingezet en we verwachten die binnen 6 weken te hebben opgelost. Leveranciers zijn in november en ook recentelijk geïnformeerd dat de betaling kan vertragen en eh leveranciers met openstaande facturen in AFIS worden eind deze week ook geïnformeerd over welke facturen het exact betreft en welke te laat worden betaald. U ontvangt binnenkort ook een raadsinformatiebrief over het verloop van de livegang.

Was de wethouder er op dat moment van op de hoogte dat er ook een speciale spoedprocedure ingericht was die tot begin maart actief was? Zo ja, waarom vertelde zij dit niet in de commissie?

Was de wethouder er op dat moment van op de hoogte dat er op maandag 27 januari, vier dagen na de commissievergadering, een speciale spoed desk open zou gaan om mensen die door de achterstand in de problemen komen te helpen? Zo ja, waarom vertelde zij dit niet aan de commissie?

Indien de wethouder op dat moment niet op de hoogte was van de speciale spoedprocedure die al van kracht was en de speciale spoeddesk die ingericht zou worden, hoe beoordeelt zij haar eigen informatiepositie op het moment dat zij de mededeling deed?

Is de wethouder, met de kennis van nu, van mening dat de Raad op 23 januari goed en volledig geïnformeerd is? Hoe kijkt de wethouder terug op haar mededeling tijdens FKD van 23 januari?

Vervolgens werd er op 24 januari een tweede mailing aan de crediteuren verstuurd, met als tekst:

‘In het systeem staan XX facturen van u voor een totaalbedrag van €XX. Het gaat om de volgende factuur of facturen: (LIJST ALLE FACTUREN). We doen er alles aan om de vertragingen in de betalingen te beperken. Facturen worden behandeld op volgorde van indiening. We verwachten de achterstand binnen 6 weken te hebben verwerkt.’

In het weekend van 1 februari is de wethouder op de hoogte gebracht dat het niet goed ging, lezen wij later in de brief van 7 februari:

Afgelopen weekend is mij duidelijk geworden dat de vertraging veel groter is dan voorzien. En dat het niet soepel loopt met het wegwerken van facturen.

Ik heb direct opdracht gegeven om een crisisteam in te richten.

Zoals eerder aangegeven is er een spoedprocedure waar gebruik van kan worden gemaakt financiële problemen dreigen of als onder bedrijfscontinuïteit in het geding komt, of als niet-betalen juridische consequenties heeft of kosten met zich meebrengt.

In de Rekeningencommissie van 3 februari, dus één of twee dagen nadat de wethouder op de hoogte gebracht is van de grote problemen, antwoordt de wethouder op vragen van de commissie[1]:

De implementatie is in principe goed gegaan. De meeste medewerkers zijn ook opgeleid. Er zit als ik even uit mijn hoofd zeg meer dan 90% van de inkoopcontracten, dat zitten in AVIS, Maar we hebben nog wel een probleem met met de factuur betaling. Morgen komt er ook een raadsinformatiebrief met informatie over. De achterstand bij de bij de facturen. Nou, We hebben daar wel erg op ingezet om ook ja gewoon extra mensen aan te nemen. En een soort ja dat je nood spoedprocedure kan noemen Als je in problemen komt als je factuur niet op op tijd betaald wordt. Is wel heel vervelend, maar dan gaan we morgen over verder of tenminste daar informeren we de Raad ook morgen over. Verder bij avis is er nou heel veel gedaan voor de implementatie. Er is ook dat heeft Natuurlijk ook hangt ook Samen met de inkoop is een stuurgroep, zitten hier ook Mensen naast me. Voorzitter van de stuurgroep. Die alles ook heel erg goed In de gaten houdt dat er ook goede rapportages komen daarna. Daar wordt echt op gestuurd. Er is ook echt al een cultuuromslag gaande. Dat heeft Natuurlijk ook met de rechtmatigheid te maken. Elke directie heeft ook een rechtmatigheid coördinator aangesteld om ook per directie te kijken. Van nou zitten alles ook goed in avis en wordt het nu op die manier ook aanbesteed.

Ja ik, we we proberen die achterstand zo zo zo snel mogelijk in te halen hoor. Ik heb vandaag termijnen gehoord van 6 tot 8 weken, Maar we moeten wel even realistisch zijn, want Er zijn al Mensen die bijvoorbeeld een factuur ja al hebben ingediend dat in begin december is geweest, dus die zullen ja, die zullen ook later betaald worden, zeg maar die die moeten Misschien nog wel wachten. Maar we hebben dus extra Mensen aangetrokken om, want dit moet allemaal handmatig nog gebeuren. Die achterstand. We proberen geen dat de achterstand niet meer oploopt, hè? Dat nu alles wel via de via avis gaat. Als dat proces goed loopt gaat dat ook sneller, Maar dat Ik ga hier niet te hoog verwachting geven. Dan kan het Alleen maar meevallen. En, ja, dat zeg ik spoedprocedure is wel heel belangrijk, vooral voor ondernemers die ja er gewoon last van hebben als te laat betaald wordt, dan gaan we een apart. Ja dat Mensen die die spoedprocedure dat de Mensen die daar werken ook apart kunnen benaderen, zodat we sneller betaling kunnen regelen.

Waarom antwoordt de wethouder dat de implementatie in principe goed is gegaan, terwijl zij in het weekend geïnformeerd is over grote problemen in de implementatie?

De wethouder hoorde op 3 februari termijnen van zes tot acht weken, terwijl deze termijnen ook al in de commissievergadering FKD op 23 januari door de wethouder genoemd zijn. Reeds op 21 januari was op intranet aangegeven dat de benodigde tijd om de achterstanden weg te werken ca. zes weken zou zijn. Heeft de wethouder op 3 februari, toen zij de zes tot acht weken te horen kreeg, doorgevraagd waarom de termijn nu weer zes tot acht weken was, terwijl er sinds 21 januari al twee weken verstreken waren en het vanaf dat moment dus eigenlijk nog maar vier weken zou moeten duren?

De wethouder geeft in de rekeningencommissie aan dat mensen die begin december hun rekening ingediend hadden ‘nog langer moeten wachten’.

Was de wethouder op dat moment op de hoogte dat op 21 januari intern gecommuniceerd is dat ‘Facturen worden behandeld op volgorde van indiening, waardoor de vertraging kan variëren afhankelijk van de datum waarop de factuur is ingediend. We verwachten de volledige achterstand over circa 6 weken te hebben verwerkt.’

Zo ja, wat bedoelde zij dan met de opmerking dat facturen die begin december ingediend zijn nog langer moesten wachten?

De wethouder werd naar eigen zeggen pas in het weekend van 1 februari op de hoogte gesteld van de betalingsachterstand. Vanaf welk moment was de betalingsachterstand bekend bij de afdeling? Hoeveel tijd zat er tussen het moment van constatering en het moment van het inlichten van de wethouder? In het geval de wethouder niet per direct op de hoogte is gesteld, waarom is er gewacht met het inlichten van de wethouder?

Vervolgens stelde de wethouder:

Het schijnt een technisch probleem te zijn dat ze dat ook, Maar het moet nog precies zien hoe dat komt. Ja en Het is Natuurlijk altijd zo dat Als je een nieuw systeem implementeert dat dat dit soort dingen kunnen ontstaan. Maar ik, Ik kan hier niet helemaal uitleggen wat dat nou precies is.

Klopt het dat de wethouder op dat moment, maandag na het weekend waarin zij geïnformeerd was over de ernstige problemen, niet kon uitleggen wat het probleem precies was? Klopt de indruk dat zij zich op dat moment nog geen beeld gevormd had van de aard en inhoud van de problemen?

Tijdens deze vergadering zat de voorzitter van de stuurgroep náást de wethouder. Waarom heeft de wethouder niet verzocht om de vergadering te schorsen om zich te verwittigen van de details die nodig waren om de Raad te informeren over de ernstige problemen?

Als de wethouder zich wel al een goed beeld gevormd had en de problemen wel beter had kunnen uitleggen wat er precies speelde, waarom heeft ze er dan voor gekozen dat niet te doen?

Later gaf de wethouder in beantwoording van vragen van de Rekeningencommissie aan dat de kosten nog ‘binnen budget’ waren.

Ja, dat zit nog, dat zit binnen de bandbreedte van het implementatieplan dat klopt en Het is vooral dat er nu ook uit de organisatie zelf ook Mensen worden druk om te helpen om die achterstand weg te werken, dus die In de directie zelf al met betalingen bezig zijn. Die hebben nu vandaag Als het goed is, ook een korte cursus gehad om zo snel mogelijk te helpen waar die betalingen dus wij. Maar we hebben ook extra uitzendkrachten ingezet. En dat past nog allemaal binnen het budget.

Was de wethouder op dat moment al op de hoogte van de 700.000 euro extra implementatiekosten? Zo ja, waarom heeft zij dat op dat moment niet gemeld aan de commissie? Zo nee, hoe kon zij dan weten dat het binnen budget was?

Op basis van welke informatie concludeerde de wethouder in de commissievergadering dat de extra implementatiekosten binnen budget waren?

Tenslotte gaf de wethouder in de Rekeningencommissie aan dat het totaal openstaande bedrag niet bekend was:

We hebben. We hebben nu het aantal beschikbaar ja ben ik ook wel van geschrokken dat het 27.000 dus ik weet niet in om hoeveel geld dat gaat

Daarna vat een commissielid dit samen:

Dus we moeten nog zo’n 27.000 facturen, als ik het goed begreep, met die extra mensen die aangetrokken zijn met de hand betalen en we weten niet wat het bedrag daarvoor is van die 27.000 facturen.

Hierop antwoordt de wethouder:

‘nee dat klopt.’

In de brieven die op 24 januari verstuurd zijn naar de leveranciers, stond voor alle leveranciers een overzicht met het totaal openstaande bedrag. Waarom wist de wethouder op 3 februari niet wat het totale bedrag was? Had zij eerder navraag gedaan naar het totaal openstaande bedrag? Zo nee, waarom niet – mede gelet op de opmerking van de wethouder dat zij zelf ook geschrokken was van het aantal van 27.000 facturen?

Hoe kijkt de wethouder terug op haar bijdrage aan de discussie tijdens de vergadering van de Rekeningencommissie van 3 februari?

Deel II:

Vragen over de oorzaak en de sturing

Op 7 en 10 februari schrijft de wethouder over haar ingreep in de projectorganisatie

Dit is ernstig. Er wordt met man en macht gewerkt om de achterstanden weg te werken en er is extra capaciteit voor vrijgemaakt. Ik heb direct opdracht gegeven om een crisisteam in te richten.

Zoals ik u eerder heb bericht is een crisisteam ingericht onder leiding van de stedelijk directeur Bedrijfsvoering. Hierbij wordt gestuurd op: het inlopen van de achterstanden , het oplossen van issues in de techniek, voortgang van de spoeddesk en voldoende capaciteit. Dit team komt dagelijks bijeen. De stuurgroep vergadert twee keer per week. Ik word meerdere keren per week geïnformeerd. Vrijdag ontvangt u van mij een actualisatie van de stand van zaken.

Met ingang van 4 februari is een crisisorganisatie ingesteld. O.l.v. een stuurgroep wordt strak gestuurd op het inlopen van de achterstanden en het oplossen van issues in de techniek.

In de ambtelijke organisatie waren de problemen al langer bekend (zie ook onderdeel 1). Welke toegevoegde waarde moet het crisisteam dat door de wethouder is ingesteld leveren en waarom was er eerder geen crisisteam opgericht?

Hoe werkt de organisatie?

Wat is de samenstelling van het crisisteam

Hoe verhoudt de stedelijk directeur Bedrijfsvoering (de leider van het crisisteam), zich in het organogram van de gemeente Amsterdam tot de directeur Financiën en Inkoop (de verantwoordelijk directeur voor de implementatie) en tot de externe voorzitter van de stuurgroep?

Hoe verhouden stuurgroep, crisisteam en projectorganisatie zich tot elkaar? Wie doe wat? Wie beslist wat?

Wordt het crisisteam nu geleid door degene die ook verantwoordelijk is voor de implementatie van AFIS? Of is er een onafhankelijke crisismanager aangesteld?

Zit de wethouder ook in de stuurgroep? Zo ja, sinds wanneer? Zo nee, in welke groep zit zij wel?

Hoe lopen de rapportagelijnen binnen de stuurgroep, het crisisteam, de implementatieorganisatie? Wie rapporteert aan wie, welke overlegstructuren zijn er? Welke beslissingen worden in welk gremium genomen? Graag een organogram van de projectorganisatie.

Het implementatieplan bevat geen hoofdstuk ‘financiën’, blijkt uit de brief van 10 februari. Tegen welke streefcijfers worden de kosten gemonitord (wat is het budget en wat is de realisatie)? Welke totale kosten waren dan voorzien voor de implementatie en wanneer en door wie zijn deze geaccordeerd?

De voortgang van de implementatie is periodiek besproken. Hoe vaak was de wethouder aanwezig?

AFIS heeft 4.000 gebruikers. Is er ook overwogen om medewerkers voorafgaand aan de implementatie te trainen in plaats van door middel van een nazorgplan?

Hoe is het opleidingsplan voor medewerkers uitgevoerd en waarom lijkt er nu nog zoveel handmatige correctie nodig te zijn?

In de brief van 10 februari lezen wij in antwoord op gestelde technische vragen:

We hadden in het oude systeem verder kunnen werken en daar het boekjaar 2025 kunnen openen. Een rollback was mogelijk tot 16 december. Daarna was dit niet meer mogelijk omdat de data al gemigreerd was en autorisaties in het oude systeem afgenomen waren om verschillen tussen het oude en het nieuwe systeem te voorkomen.

Op welke datum is de go’no go beslissing gevallen, waaraan gerefereerd wordt in antwoord op vragen CDA-10? Had er op dat moment nog besloten kunnen worden tot rollback? Zo nee, waarom niet? En zo nee, waarom was het go’/no go moment dan niet eerder gepland? Zo ja, waarom is er toen niet voor gekozen?

Was de wethouder aanwezig bij het go/no go overleg?

Is het go/no go besluit voorgelegd aan de wethouder? Zo nee, waarom niet?

Op welke momenten is de wethouder in november, december en januari aanwezig geweest bij belangrijke vergaderingen zoals stuurgroep bijeenkomsten?

Was er voor de periode na 16 december een back-up plan bedacht? Zo ja, hoe zag dat plan eruit?

In hoeverre was het nog een mogelijkheid om AFIS uit te stellen om dit soort risico’s te mitigeren?

In de brief van 10 februari staat:

de stuurgroep is periodiek gerapporteerd over de hoogste risico's en ontwikkelingen op de beheersing ervan. Dit was tevens agendapunt op het overleg van de stuurgroep.

Was het risico op de situatie waar de gemeente nu in zit, met 27.000 achterstallige facturen voor 200 miljoen euro, in beeld? Kunt u de risico inventarisatie die op het overleg van de stuurgroep op de agenda staat met de Raad delen? Was de wethouder op het moment van go/no go beslissen op de hoogte van dit risico?

Kan het college reflecteren op hoe de risico’s voorafgaand aan de livegang ingeschat zijn en hoe het komt dat deze risico’s en de daarbij behorende maatregelen niet afdoende zijn geweest? Welke risico’s zijn vooraf in het implementatietraject geïdentificeerd?

Hoe is in het migratie- en implementatietraject rekening gehouden met softwareproblemen en vertraging die daardoor kan optreden? Als daar wel rekening mee is gehouden, hoe kan het dan dat deze achterstand is ontstaan? Als er geen rekening mee is gehouden; waarom niet?

Hoe is in het implementatietraject de interne communicatie over risico’s en problemen gerealiseerd? Wie informeert wie bij het ontstaan van problemen, hoe wordt er besloten via de lijn te escaleren en hoe (en wanneer) wordt het informeren van de Raad hierin meegenomen?

De gemeente Amsterdam kent een algemene spoedprocedure voor het met spoed betalen van facturen. Deze procedure bestaat al sinds jaar en dag en is gebruikelijk in grote organisaties. Daarnaast is er op 21 januari een speciale spoedprocedure in het leven geroepen (zie eerder aangehaalde intranetberichten) die tot 1 maart van kracht is.

Op 10 februari schrijft de wethouder in haar brief

‘Naar aanleiding van de vertraging is sinds de livegang 18 fte extra ingehuurd, start op korte termijn nog 14 fte en is extra capaciteit van andere afdelingen en directies ingezet (t.b.v. afhandeling facturen en de spoeddesk). Eerder was al rekening gehouden met extra werkzaamheden rondom de livegang van AFIS vanaf 6 januari, hiervoor is in december reeds 10 fte extra ingehuurd.’

Dit proces hebben we nu uitgebreid in een spoeddesk i.v.m. de hogere aantallen. De Spoeddesk is er voor het afhandelen urgente betalingsvraagstukken en zij zorgen voor versnelde en spoedbetalingen. De spoeddesk is sinds maandag 3 februari volledig versterkt. Op dit moment is de bezetting in balans met het aantal binnenkomende verzoeken, indien nodig kan worden opgeschaald.

Maar op 11 februari lezen wij op intranet het volgende:

‘De crediteurenadministratie werkt met ruim 70 medewerkers aan de verwerking van de facturen, waaronder collega's uit verschillende directies en tijdelijk ingehuurde krachten. Half februari komt daar nog 10 FTE bij.’

Hoe kan het dat de wethouder op 10 februari schrijft dat de spoeddesk volledig versterkt is en dat de bezetting in balans is, terwijl er een dag later aangekondigd wordt dat er 10 mensen bij komen halverwege februari? Was de wethouder op 10 februari op de hoogte dat er half februari nog 10 fte bij zou komen en zo ja, waarom stond dat niet in de brief vermeld?

Hoe verhoudt de ‘volledig versterkte’ spoeddesk zich tot de 10 mensen die er halverwege februari nog uitkomen volgens het intranetbericht en de 14 mensen die er nog bij komen volgens de inleiding van de brief?

Ook geeft de wethouder in de brief van 10 februari aan dat

Deze week worden facturen onder een bepaald drempelbedrag versneld betaald. Daarnaast wordt onderzocht of doelgroepgericht facturen versneld kunnen worden opgepakt (bijv. kleine ondernemers).

Hoe verhoudt dit ‘versneld’ zich tot het ‘op volgorde van binnenkomst’ principe waarover op 21 januari nog bericht wordt? Is dit een besluit van de stuurgroep, van het crisisteam geweest of van de wethouder of van iemand anders?

In 2017 waren er ook problemen met het tijdig betalen van facturen door de overgang naar een nieuw gecentraliseerd administratiesysteem. Welke lessen van toen zijn er bij de voorbereiding van deze livegang toegepast? Waarom is dit wel/niet gebeurd?

Waarom gaat de gemeente juist op het moment van de jaarlijkse freezeperiode een migratie uitvoeren?

Deel III:

Vragen over het systeem

Op basis van de brief van de wethouder van 10 februari, waarin al veel technische vragen over het systeem beantwoord zijn, hebben wij de volgende aanvullende vragen:

Wat zijn de "acceptatiecriteria" waaraan het systeem moest voldoen en wat was de score op deze acceptatiecriteria tijdens het go/no go moment? Bleek deze toegekende score, achteraf bezien, op dat moment terecht? Zo ja, waarom zijn er dan toch problemen ontstaan?

Wat zijn de "12 mijlpalen" waar de wethouder in haar brief op 10 februari naar verwijst en waren alle benodigde mijlpalen bereikt op het moment van go/no go? Zo nee, waarom is er toch besloten om live te gaan?

Zijn de 12 acceptatiecriteria en de mijlpalen adequaat geformuleerd en gemonitord, gezien de huidige prolemen?

Kan de wethouder aangeven waar de oorzaak van de technische problemen zit: is dit in het systeem zelf, in de wijze waarop dit is geimplementeerd of in de wijze waarop het systeem wordt gebruikt?

In hoeverre zijn de problemen ontstaan door het niet, niet volledig of niet naar behoren nakomen van afspraken door de leveranciers die een rol hebben in de implementatie?

In hoeverre zijn de problemen ontstaan door het niet, niet volledig of niet naar behoren nakomen van afspraken door de gemeente?

Uit de beantwoording in de brief van 10 februari maandag kan worden afgeleid dat er vanaf de start van de migratie naar AFIS 4 grote technische problemen zijn geconstateerd die voor de vertraging hebben gezorgd.

In hoeverre zijn de problemen ontstaan door het niet, niet volledig of niet naar behoren nakomen van afspraken door de leveranciers die een rol hebben in de implementatie? Is in de contracten met de leverancier(s) de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor softwar/ technische problemen geregeld? Zo ja, hoe? Zo nee, waarom niet?

Kan dat betekenen dat de kosten die nu gemaakt moeten worden voor de gevolgen, nl. de kosten voor het oplossen én de schade, verhaald kunnen worden op de leverancier?

In welke soortgelijke organisaties, qua omvang, is het betreffende systeem ook ingevoerd en hoe waren de ervaringen daar?

Op intranet staat op 6 februari:

‘Door een storing zijn sommige verkoopfacturen die die we per post versturen, niet verstuurd. Onze partner Capgemini werkt aan de oplossing om de storing op te lossen. We verwachten dat de storing eind deze week opgelost is. Na de storing pakken we het versturen van de verkoopfacturen per post direct weer op. Alle verkoopfacturen niet verstuurd konden worden, versturen we opnieuw met een aangepaste vervaldatum.’

Dit lijkt op een andere storing dan de storing met de 27.000 openstaande facturen. Zijn er naast de inmiddels bekende storing met 27.000 facturen nog ándere materiele storingen bekend bij de wethouder, en wat is de financiële en organisatorische impact van deze eventuele storingen?

In de brief van 4 februari 2025 noemt de wethouder ook subsidies.

Zijn er ook subsidies te laat of niet betaald? Zo ja, om hoeveel verschillende organisaties en om welk bedrag gaat het in totaal?

Op intranet staat op 16 januari:

‘De technische bevindingen die de verwerking en betaling van inkoopfacturen verstoorden, zijn opgelost.’

Klopt het dat de bottleneck vanaf dat moment een capaciteitsprobleem en niet een technisch probleem was?

In de brief van 10 februari schrijft de wethouder:

‘Samenvattend waren er 4 grote technische problemen, waardoor de afhandeling van facturen niet kon opstarten, deze zijn nu opgelost. Dit moet ertoe leiden dat de achterstand nu kan worden ingelopen.‘

Hoe reflecteert de wethouder op haar keuze om van tevoren 10 fte extra mensen in te schakelen bij het livegaan van AFIS? Is dit een naïeve inschatting van de wethouder gebleken? De technische problemen waren namelijk volgens de berichten op intranet en de mededeling van de wethouder tijdens FKD namelijk snel en gemakkelijk op te lossen.

Waarom is gekozen voor een combinatie van tijdelijk ingehuurde krachten en interne ambtenaren? Had de gemeente niet meer interne ambtenaren kunnen inzetten om dure externe inhuur te vermijden?

In de brief van de wethouder van 10 februari staat:

‘Tijdens het implementatietraject hebben er 5 proefmigraties plaatsgevonden’.

welke risico's kwamen naar voren bij deze proefmigraties?

⁠Er zijn testen gedaan bij de implementatie van AFIS. Is er ook getest op de punten waar het nu verkeerd gaat?

In de brief van de wethouder van 10 februari staat:

‘Wat resteert is het trainen van het systeem in het herkennen van facturen’

Waarom is dit niet gedaan voordat het systeem live ging, bijvoorbeeld in een schaduw- of proefomgeving?

Een factuur zonder inkoopnummer wordt geweigerd door de gemeente. Worden aan alle leveranciers inkoopnummers aangeboden? Is voor ieder factuurbedrag, dus ook voor kleine facturen, een inkoopnummer nodig? Zijn er door de problemen in de livegang ook vertragingen met inkoopnummers opgelopen? Zo ja, wordt dit gecompenseerd met een snellere betalingstermijn bij die betreffende facturen?

De initiële livegang datum voor AFIS was op 1-1-24. Echter, op 7 december 2023 heeft de wethouder financiën, middels een raadsinformatiebrief, de raad geïnformeerd dat er vertraging is oplopen in de livegang. In samenspraak met de implementatiepartner Capgemini is gekozen voor een livegang op 1 oktober 2024. In een raadsinformatiebrief d.d. 27 mei 2024 heeft de wethouder de raad geïnformeerd dat de livegang wederom vertraging is opgelopen en dat de livegang is uitgesteld naar 1-1-25.

Kan het College een chronologisch feitenrelaas aanleveren zodat inzichtelijk wordt wie/wanneer welke informatie had over de fouten en gevolgen in de implementatie van AFIS.

Kan het college alle feiten verstrekken over de meermaals uitgestelde livegang, de onderliggende redenen waarom de uitstellingen werden doorgevoerd en hoe de uiteindelijke livegang evengoed heeft geresulteerd in betalingsachterstanden. Welke lessen zijn er geleerd uit voorgaande uitstellingen van livegangen en hoe hebben deze lessen de betalingsachterstand niet kunnen voorkomen?

Deel IV:

Vragen over de afhandeling van de factuurbetaling

De speciale spoedprocedure waarover op intranet melding gemaakt wordt kent de volgende werkwijze:

Spoedprocedure: versnelde betaling

In uitzonderlijke gevallen kunnen tijdelijk versnelde betalingen uitgevoerd worden. De versnelde betaling wordt via een versnelde route buiten AFIS betaald en achteraf geregistreerd in AFIS. Deze tijdelijke werkwijze geldt tot 1 maart.

Werkwijze versnelde betaling

Een factuur komt alleen in aanmerking als het niet tijdig betalen leidt tot: 

Direct juridische consequenties met financiële en/of reputatieschade voor de gemeente 

Ernstige financiële problemen bij de ontvangende partij, die gezien de omvang van het te betalen bedrag niet redelijkerwijs door de ontvangende partij gedragen kunnen worden. 

Een ernstige verstoring van de bedrijfscontinuïteit bij de gemeente, doordat de ontvangende partij de dienst of het goed niet levert.  

Wettelijke verplichtingen, welke anders een boete of andere extra kosten opleveren. Voorbeeld Belastingdienst.  
 Versnelde betalingen zijn alleen voor facturen die voldoen aan een van bovenstaande criteria. Wees je ervan bewust dat dit proces extra tijd vraagt en hierdoor andere facturen meer vertraging oplopen.  

Als je aanvraag niet voldoet aan de criteria, wordt deze afgewezen. We kunnen niet garanderen dat de factuur dezelfde dag betaald wordt in verband met het grote aantal aanvragen. Aanvragen worden op datum van binnenkomst behandeld, aanvragen die na 12:00 uur binnen komen worden de dag erna opgepakt.  

Let op! Staat de factuur al in AFIS, dan wordt de factuur verwijderd uit AFIS voordat de versnelde betaling wordt uitgevoerd. De betaalde factuur wordt later opnieuw in AFIS geregistreerd. De factuur is dus tijdelijk niet zichtbaar in AFIS.

Waarom zijn leveranciers pas eind 2024 op de hoogte gesteld van de freeze-periode, terwijl al langer bekend was dat deze eraan zat te komen en dat er na deze periode extra werkzaamheden werden verwacht?

Hoe is de bereikbaarheid van de spoeddesk geweest in de afgelopen periode?

Hoe lang duurt het nu wanneer iemand zich meldt via de spoeddesk, voordat ze betaling krijgen? Hoeveel gebruik is hier tot nu toe van gemaakt?

Hoe gaat het college garanderen dat alle leveranciers die in aanmerking komen voor de spoedregeling ook daadwerkelijk gebruik ervan maken? Is het college van plan om de communicatie inzet richting de gedupeerden aan te scherpen?

Wat is de verwachting wat betreft de duur van het wegwerken van de achterstallige betalingen?

⁠Blijft het plan om te werken van kleine naar grote facturen? Waarom is hiervoor gekozen? Zijn er andere prioriteringen overwogen (bijv. non-profit eerst o.i.d.)?

In de brief d.d. 14 februari heeft de wethouder aangegeven dat de totale beoogde capaciteit uitkomt op 107 fte. De totale capaciteit bestaat uit reguliere en opgeschaalde met extra interne en externe capaciteit. Kan het totaal van 107 fte per categorie (intern – extern) uiteengezet worden?

Deel V:

Vragen over de financiële gevolgen

In de brief van 10 februari staat (VOLT-2)

een partij aanspraak maken op wettelijke (handels)rente en incassokosten bij te late betaling van een factuur. Deze posten gelden als vergoeding voor de schade die de schuldeiser lijdt door de vertraagde betaling.

Ondernemers kunnen dus wettelijke rente verhalen als gevolg van de late betaling.

Is het College voornemens om pro- actief een compensatie uit te betalen voor de te laat betaalde facturen? Zo nee, waarom niet?

Zijn er al leveranciers die wettelijke rente vanwege betalingsachterstand hebben geëist (handelstransacties: 11,15%, niet-handelstransacties: 6%)? Zo ja, hoeveel en voor welk bedrag?

Uit welke middelen worden de extra kosten gedekt?

Voor hoeveel euro is AFIS destijds initieel ingeboekt en hoeveel euro heeft het totale programma, en de implementatie daarvan, (tot nu toe) gekost?

Is er inzicht hoeveel ondernemers in financiële problemen komen door de te late betalingen?

⁠Hoe voorkomen we dat we ondernemers met acute problemen niet in beeld hebben?

De spoedoperatie kost tot nu toe €700.000 aan extra inhuur.

Wat is de prognose van de totale kosten voor de spoedoperatie en waar worden deze van betaald?

Hoe verhoudt deze 700.000 euro zich tot het budgetrecht van de Raad en tot interne procuratieregels? Kan er zonder dat de wethouder geinformeerd is – want de wethouder werd pas in het weekend van 1 februari geinformeerd – besloten worden om 700.000 extra kosten te maken? Hoe is deze besluitvorming gegaan?

In de brief d.d. 10 februari is aangegeven dat de totale extra kosten (zoals wettelijke rente, incassokosten, juridische kosten en mogelijke schadevergoedingen) nog niet berekend kunnen worden. Kan het College zodra deze cijfers bekend zijn hier een overzicht van geven?

Is het mogelijk om zodra de cijfers bekend zijn een overzicht te geven van alle extra kosten (zowel rentekosten, implementatiekosten, de totale kosten voor de externe inzet) die gemaakt zijn vanwege de mislukte implementatie? Zo nee waarom niet?

Het college hanteert als streefcijfer maximaal 10% van de totale loonsom te spenderen aan externe inzet.

Wat is de impact van de externe inhuur door de implementatieproblemen op dit streefcijfer? In hoeverre is de 10% een realistische uitgangspositie voor begrotingsjaar 2025?

Deel VI:

Vragen over de toekomst

Zijn er ondernemers die hun opdrachten voor de gemeente, aan de hand van de betalingsachterstand, hebben opgezegd? Zo ja, hoeveel?

De relatie met ondernemers en anderen waar de gemeente Amsterdam mee werkt is door deze situatie beschadigd, hoe gaat de Gemeente deze relatie (weer) verbeteren? Is er de intentie om bovenop de juridische en financieel correcte afhandeling van eventuele schade, nog aanvullende acties te ondernemen?

Kan de wethouder concreet maken wanneer zij verwacht dat alle achterstallige facturen betaald zijn?

In hoeverre is het college bereid om een evaluatie te doen naar de oorzaken van dit probleem, de lessen te leren en welke (organisatorische) ingrepen er nodig zijn om dit in de toekomst te voorkomen? Wanneer kan de Raad deze uitgebreide evaluatie tegemoet zien?

⁠In hoeverre is het college bereid om een evaluatie te doen naar de gang van zaken bij inkoop/accounting, omdat er een patroon lijkt te zijn van fouten in de uitvoering (onrechtmatigheden inkoop, achterstand uitbetaling facturen).⁠

Met hoeveel zekerheid kan momenteel gesteld worden dat AFIS niet opnieuw betalingsachterstanden doet oplopen?

De rekeningencommissie schreef in haar jaarverslag over 2023:

‘Vrijwel alle bevindingen van de commissie hebben een directe relatie met cultuur en gedrag. Daarbij zijn ons in algemene zin een aantal zaken opgevallen, zoals: te beperkte samenwerking tussen organisatieonderdelen, , een gebrek aan transparantie c.q. medewerkers durven geen fouten te maken en proberen problemen zelf op te lossen. In de prioritering legt het voeren van een ordentelijke administratie het naar de indruk van de rekeningencommissie stelselmatig af tegen andere werkzaamheden. De indruk bestaat dat administratie onterecht gezien wordt als weinig toegevoegde waarde creërend werk. Het is belangrijk om in control te komen ten aanzien van de verbinding tussen de administratieve processen, de inhoud en de informatievoorziening, intern en naar het college. Een groot deel van de problemen lijkt hun oorzaak te vinden in gedrag en niet slechts in systemen. Het gaat hier feitelijk om eigenaarschap, leiderschap en heldere communicatie over verantwoordelijkheden binnen de gehele lijn. Het overkoepelende thema cultuur wordt door het college weliswaar als aandachtsgebied onderkend, maar de commissie mist concrete acties en een langetermijnperspectief op dit gebied. Dit roept de vraag op of een fundamenteel andere aanpak niet op zijn plaats is. Immers “als je doet wat je deed krijg je wat je kreeg”’ en blijkbaar is dat niet voldoende. 3 De Rekeningencommissie beveelt aan om: Steviger in te zetten op een cultuur- en gedragsverandering ten aanzien van eigenaarschap binnen de gehele organisatie gericht op de verbinding tussen administratieve plichten en inhoudelijke aspecten. Bij de gewenste cultuur- en gedragsverandering is het belangrijk dat breed gekeken wordt naar leiderschap van college, management team, directie tot teamleiders gericht op eigenaarschap. Stel daartoe een plan van aanpak op met concrete en navolgbare acties en gewenste resultaten.’

Het College reageert in haar brief van 25 juni 2024 als volgt:

‘Het college deelt de mening van de Rekeningencommissie dat de oorzaken van de problemen niet alleen in de systemen, maar ook in gedrag en cultuur liggen, en dat hier meer focus op moet komen te liggen. Dit is echter een complex onderwerp, aangezien de aandacht vaak makkelijker naar de maatschappelijke kant van ons handelen gaat. Gedrag en cultuur zijn een belangrijke oorzaak van de ontstane onrechtmatigheid. We streven ernaar het bewustzijn te verhogen en verantwoordelijk eigenaarschap te bevorderen als kernpunten. Dit willen we bereiken door gerichte interventies op management- en directieniveau. Het vraagt ook om aandacht en sturing vanuit de ambtelijke top voor dit onderwerp. Hierover vindt ook het gesprek plaats met het Gemeentelijk Managementteam (GMT). Het is belangrijk om een werksfeer te creëren waarin medewerkers niet bang zijn om problemen en fouten aan te kaarten. We zien dat medewerkers problemen bij zich houden en het zelf proberen op te lossen. Door casusgerichte intervisies op teamniveau willen we ervoor zorgen dat medewerkers het niet als negatief ervaren om problemen bij de juiste personen aan te kaarten. Dit betreft echter een langdurig traject waarbij geduld geboden is. We dienen voortdurend te streven naar blijvende verandering in gedrag en leiderschap op alle niveaus binnen de organisatie, wat tevens het management developmenttraject raakt.’

Er zijn diverse problemen in de ambtelijke organisatie. Eerder gaf de accountant een verklaring met beperkingen af vanwege onrechtmatigheden in de inkoop – waar meerdere jaren achtereenvolgens (inschattingen) fouten gemaakt en het de vraag is of de wethouder altijd over de juiste informatie beschikt. Ook zijn er problemen rondom sociale veiligheid en discriminatie, waar het moeilijk vat op krijgen is. Diverse Raadsleden maken zich grote zorgen in hoeverre er wel zinvolle stappen gezet zijn op het terrein van ‘cultuurverandering’ en in hoeverre het College voldoende grip heeft op het functioneren van de gemeente en het reilen en zeilen van de ambtelijke organisatie. Dat de wethouder pas omstreeks 1 februari geïnformeerd is over de ernstige problemen, past spijtig in een langer patroon van gebrekkige informatie en fouten in de uitvoering.

Hoe reflecteert de wethouder hierop?

Indiener(s),

Havelaar (CDA)

Krom (Partij voor de Dieren)

Garmy (Volt)

Burgers (VVD)

Koyuncu (Denk)

Van Pijpen (GroenLinks)

Asruf (PvdA)

Schmidt (D66)