Digitaal vergaderen
Nu we niet meer dicht bij elkaar mogen vergaderen, experimenteren we volop met digitale vormen van samenwerken. Nu veel mensen vanuit huis aan het werk zijn kan digitaal vergaderen dé oplossing zijn om toch met elkaar te blijven overleggen. De grootste uitdaging als iedereen thuis werkt is wel om onderling een goede binding te houden en in gesprek te blijven. Nu het niet meer kan of onverstandig is om bij elkaar te komen voor een overlegvergadering, stappen steeds meer gemeenteraden over op digitaal vergaderen.
Het zal u niet zijn ontgaan, alle gemeenten vergaderen momenteel digitaal. Dat gaat redelijk, maar het moet niet te lang duren, want er is een groot verlangen naar fysiek vergaderen. Dat gevoel leeft bij veel griffies in Nederland. De verwachting is echter dat tot aan het zomerreces digitaal moet worden vergaderd, daarna hoopt men weer in de raadszaal bijeen te kunnen komen. Het is ongelooflijk hoe snel het de afgelopen weken is gegaan. Gemeenten werken ambtelijk en processen veranderen over het algemeen niet zo snel, maar nu gebeurt er veel en in een snel tempo. Er zijn kinderziekten, maar daar wordt werkende weg een mouw aangepast. Daarmee is niet gezegd dat alle gemeenteraden een volledige agenda afhandelen, maar op zijn minst vergadert het presidium digitaal. Er zijn ook hybride vormen, waarbij een deel van de raad in de raadszaal aanwezig is en de andere raadsleden vanuit huis digitaal aanhaken. Uit onderzoek is gebleken dat het digitaal vergaderen op het moment niet alleen een nood is, maar zeker ook een deugd.
Klein begonnen
Griffies zijn digitaal klein begonnen met hamerstukken en schuiven politieke discussiestukken nog even voor zich uit. Complexe- en politiek gevoelige onderwerpen en onderwerpen die veel in de samenleving losmaken zijn niet echt geschikt om digitaal te behandelen. Daarvoor moet je echt fysiek bij elkaar zijn en elkaar in de ogen kunnen kijken. Digitaal met elkaar in discussie gaan, zonder dat het een onnavolgbaar debat wordt, is ook lastig om te organiseren. Griffies zijn nog druk zoekende naar manieren om ook het debat en het contact met de samenleving digitaal vorm te geven. Er is een enorm verlangen naar fysieke raadsvergaderingen, want men mist het non-verbale politieke spel. Een griffier vertelde dat als de ene partij aan het woord is, een andere partij al met de ogen rolt. Dat mis je. Het is verzakelijkt en functioneel geworden. Dat is tijdelijk prima, maar niet om digitaal vergaderen permanent te maken. In een digitale vergadering is een ordelijk verloop nog belangrijker dan normaal. Je ziet en hoort elkaar toch net even wat minder goed. Verder kan besluitvorming alleen gerealiseerd worden wanneer iedereen over de juiste informatie beschikt. Het beschikbaar hebben van documenten en bijbehorende aantekeningen tijdens vergaderingen is daarom van cruciaal belang.
Sneller to-the-point
Toch blijkt nu dat deelnemers in een digitale vergadering vaak sneller to-the-point komen. Je kunt samen ook direct in de digitale vergadernotities kijken en werken. Dus staar je zeker niet blind op het gemis van mensen ‘live’ te zien, maar kijk ook naar de kansen die deze manier van vergaderen biedt. In sommige gemeenten heeft het presidium besloten tot 1 juni geen commissie- en raadsvergaderingen te houden als er voor die tijd geen noodzakelijke besluiten hoeven te worden genomen. Men wil de burgemeesters in deze tijd niet te veel belasten. Die hebben het al druk genoeg. Het uitgebreid digitaal debatteren zien veel raadsleden als een struikelblok. Diverse onderwerpen vragen juist om een zuiver debat. Andere partijen zijn daar niet gelukkig mee en willen zo snel mogelijk de digitale besluitvorming hervatten. Het is zaak dat de gemeenteraad betrokken is en de besluiten kan nemen die nodig zijn om inwoners en ondernemers in deze moeilijke tijd te ondersteunen. Op korte termijn komt er in verschillende gemeenten overigens wel een (openbare) commissie digitaal bijeen waarin vragen gesteld kunnen worden over de gevolgen van de coronacrisis. Ook nemen diverse presidiums binnenkort een besluit over de raads- en commissievergaderingen na 1 juni.
Flinke klus
Veel raadsleden vinden het vervullen van de democratische rechten en plichten als raadslid in deze coronatijden wel een lastige. Met dat dilemma worstelen veel gemeenteraden. De leden worstelen met hun volks vertegenwoordigende rol. Het is voor velen kennelijk toch lastiger om digitaal je oren te luister te leggen. Gemeenteraden die er nu voor kiezen om niet te vergaderen of veel besluiten voor zich uitschuiven, staan straks een flinke klus te wachten. Ook de behandeling van kadernota’s wordt in veel gemeenten uitgesteld, geschrapt of wordt beleidsarm gehouden. Niet alleen vanwege de financiële onzekerheid – de hele begroting staat op zijn kop – maar ook omdat een digitale behandeling ervan niet werkbaar is. Er komt een evaluatie van de tijdelijke spoedwet digitale beraadslagingen en digitale besluitvorming. Die zal er op zijn vroegst medio september liggen, liet (toen nog) minister Raymond Knops van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) begin vorige maand tijdens het debat in de Eerste Kamer weten.
Tot slot
Vergaderen kan vermoeiend zijn. Vergaderen met alleen een scherm tegenover je is dat nog meer. Bij digitale vergaderingen is de concentratieboog vaak aanmerkelijk korter dan bij gewoon vergaderen. Het is daarom van belang de spreektijd voor de deelnemers kort te houden en herhalingen van standpunten te voorkomen. Wat ook helpt is een korte vergadering. Zeker bij veel deelnemers is drie kwartier al heel lang. Liever twee korte, maar efficiënte vergaderingen, dan één waar je de helft niet van mee krijgt. De Coronacrisis blijft -ook digitaal- voor velen een uitdaging.